Datenschutzordnung für Mitglieder
Musikverein-Trachtenkapelle Altenheim e.V.
Version 2 – Stand: Juli 2025
1. Allgemeine Grundsätze
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten erfolgt im Verein auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
Mit dem Beitritt eines Mitglieds erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung gemäß Art. 13 DSGVO. Der Verein erhebt die personenbezogenen Daten, die zur Verfolgung der Vereinsziele und zur Verwaltung der Mitgliedschaft erforderlich sind (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Die Datenschutzordnung ist Bestandteil der Aufnahmeunterlagen und auf der Website einsehbar.
2. Datenschutzbeauftragter
Der Verein beschäftigt regelmäßig weniger als 20 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten und nimmt keine Verarbeitungen vor, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung bedürfen.
Daher ist kein Datenschutzbeauftragter gemäß § 38 BDSG erforderlich.
3. Mitgliedschaft und Datenerhebung
Bei Eintritt werden folgende Daten erhoben:
- Vor- und Nachname
- Geschlecht
- Anschrift
- Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)
- Geburtsdatum
- Bankverbindung
- Verknüpfung zu Eltern (bei minderjährigen Mitgliedern)
Jedem Mitglied wird eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Weitere Daten von Nichtmitgliedern werden nur bei berechtigtem Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet.
4. Beendigung der Mitgliedschaft
Nach Austritt wird ein sogenanntes „Stammblatt“ mit Angaben zu Ehrungen und Qualifikationen erstellt und an das Mitglied ausgehändigt.
Spätestens innerhalb eines Jahres nach dem Austritt werden die personenbezogenen Daten des Mitglieds gelöscht – mit folgenden Ausnahmen:
- Ehemalige Funktionsträger: personenbezogene Daten (außer Bankverbindung) dürfen dauerhaft archiviert werden (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
- Finanzrelevante Daten (z. B. Beitragszahlungen): werden gemäß den steuerrechtlichen Vorgaben für 10 Jahre aufbewahrt (§ 147 AO).
5. Ausflüge und Reisen
Bei Vereinsausflügen oder Reisen können zusätzliche Daten erfasst werden:
- Gesundheitsangaben (z. B. Allergien)
- Notfallkontakte
- Essenswünsche
- Reisedokumente (z. B. bei Auslandsreisen)
Diese Daten werden nur für die Organisation und Durchführung der jeweiligen Maßnahme verwendet und nach Ende des Ausflugs gelöscht.
Eine Weitergabe an Reiseveranstalter erfolgt nur im Rahmen der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
6. Mitgliedermeldung an Dachverbände
Als Mitglied im Blasmusikverband Ortenau e.V. ist der Verein zur jährlichen Meldung verpflichtet. Dabei werden für aktive Mitglieder übermittelt:
- Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht
- Instrument, Beitrittsdatum
- Ehrungen und Abzeichen
- Funktion im Verein (inkl. Kontaktdaten bei Funktionsträgern)
Fördernde Mitglieder und Ehrenmitglieder werden anonymisiert (statistisch) gemeldet.
Die Übermittlung erfolgt datenschutzkonform und verschlüsselt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
7. Weitere Datenübermittlungen an Verbände
Für Ehrungen, Lehrgänge oder Veranstaltungen dürfen folgende Daten an den Kreisverband oder übergeordnete Stellen übermittelt werden:
- Name, Anschrift, Geburtsdatum
- Instrument
- Qualifikationen und Teilnahmen
Die Übermittlung erfolgt nach Möglichkeit verschlüsselt.
8. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Der Verein führt ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO für alle relevanten Datenverarbeitungsvorgänge.
9. Verpflichtung zur Vertraulichkeit
Funktionsträger und Ausbilder mit Zugriff auf personenbezogene Daten werden schriftlich auf Vertraulichkeit und die Beachtung der Datenschutzregeln verpflichtet.
Datenzugriff erfolgt erst nach Abgabe dieser Erklärung.
10. Öffentlichkeitsarbeit und Fotoveröffentlichung
Der Verein veröffentlicht im Rahmen seiner Aufgaben Namen, Bilder und Ereignisse in:
- Presseartikeln
- Website des Vereins
- sozialen Medien
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
Die Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen gilt als konkludente Zustimmung zur Abbildung.
Für Minderjährige wird eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten eingeholt.
Ein Widerspruch gegen Veröffentlichungen ist jederzeit möglich.
11. Vereinschronik
Aus Gründen des öffentlichen Interesses dokumentiert der Verein seine Geschichte.
Daten von Funktionsträgern und Ereignisbilder gelten als archivierungswürdig.
In diesen Fällen überwiegt das Vereinsinteresse – Art. 17 Abs. 3 lit. d DSGVO (Ausnahme vom Löschrecht).
12. Interne Bekanntgaben
Ein Geburtstagskalender für aktive Mitglieder wird intern im Vereinsraum veröffentlicht.
Mitglieder können dem jederzeit widersprechen.
Auch bei Bekanntgaben zu Ehrungen, Jubiläen oder besonderen Leistungen kann ein Widerspruch erfolgen.
Wird widersprochen, werden die betreffenden Daten nicht weiter veröffentlicht.
13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Beschwerden zum Datenschutz können an die zuständige Aufsichtsbehörde gerichtet werden:
Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Online-Beschwerdeformular:
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/beschwerde-online-einreichen/
14. Mitgeltende Unterlagen
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
- Verpflichtungserklärungen
- Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)